متابعة-جودت نصري

أصبح في إمكان البشر إنهاء كافة أعمالهم وإنجازها على أكمل وجه بينما هم جالسون في منزلهم، وذلك بواسطة مجموعة من الأدوات المختلفة، لكن على الرغم من ذلك إلا أن لم العمل من المنزل يعد نوعاً من الترف حالياً، بل أصبح يواجه العاملين عن بُعد عدد لا بأس به من التحديات، الأمر الذي يدفع كثيراً منهم إلى البحث عن أدوات جديدة لزيادة إنتاجيتهم.
ويمكن لمن يبحث عن أدوات جيدة تؤهله للتحكم في كافة أموره العملية، وتستحضر له كافة معاني التوفير والراحة اللازمة لتحسين المناخ العملي لديه، أن يطلع على ما يلي:

أدوات تساعد على الاتصال

تعد أولى العقبات، التي قد تواجه أي فريق عند العمل عن بُعد، هي سهولة وكفاءة الاتصال الداخلي، فإذا لم يتمكن أعضاء الفريق من التواصل مع بعضهم بعضاً فقد تتداخل المسؤوليات أو يفقدوا البوصلة تماماً، ويمكن ضبط ذلك من خلال:
– Slack: من خلال تقديمها خدمات مميزة تمكن المستخدمين من التواصل بسهولة، حيث تتميز بانتظام محادثاتها، وتتيح للمستخدم سهولة البحث عن أي محادثة يريد لأن كافة المحادثات مؤرشفة.
كما ويمكنك الانتقال بين عدد من الملفات المختلفة بشكلٍ سهل تمنحك أداة “سلاك/ Slack” الأمن وإمكانية التعامل مع مقاولين وشركاء خارجيين وإرسال كل ما تريد من ملفات وفيديوهات وصور بشكلٍ بسيط ورائع.
– Aircall: هو نظام مركز اتصالات افتراضي لفريق المبيعات والدعم، ما عليك سوى تثبيت البرنامج وسيعمل “إيركول/ Aircall” في غضون دقائق سواء كنت تستخدم تطبيق سطح المكتب أو المتصفح.
ونظراً لسهولة إعداده فإنه يمكن الوصول إلى أعضاء الفريق بسهولة حتى إن كانوا يعملون من المنزل، فكل ما يحتاجونه هو جهاز كمبيوتر محمول.
ويتيح هذا البرنامج السريع والفاعل إجراء مكالمات ميدانية مع فريقك “مكالمات داخلية ومكالمات من وإلى العملاء” بسهولة دون أي عقبات في البنية التحتية أو قيود زمنية، ونظراً لإمكانية ربط “إيركول/ Aircall” مع عدد من الأدوات الأخرى “مثل CRMs و Helpdesks وغيرها” فلن تفقد أي مكالمة هاتفية مهمة، حيث يبقيك “إيركول/Aircall” على اتصال مع فريقك وعملائك.
-Zoom: هو البرنامج الأكثر شهرة لعقد المؤتمرات عبر الفيديو، ويجمع بين الدقة العالية وعدد من المزايا ذات الأهمية الكبيرة مثل مشاركة الشاشة ومشاركة المحتوى والتسجيل ما يجعله خياراً مناسباً للمؤسسات التي تحتاج إلى حلول متكاملة للمؤتمرات.
يجعل “زووم/ Zoom” الاجتماعات أكثر سهولة حيث يقوم شخص واحد فقط بتحميل البرنامج ويمكن لأي شخص آخر النقر على رابط الاجتماع للانضمام من الهاتف أو سطح المكتب أو الجهاز اللوحي.
يساعد “زووم/ Zoom” أيضاً على تعزيز التعاون أثناء الاجتماعات، حيث يسمح للمشاركين بمشاركة الشاشة والاستخدام المشترك لشاشات اللمس والسبورة، كما يتيح “زووم/ Zoom” طرقاً تساعد المشاركين على تبادل الأفكار بصورة أفضل من معظم منصات الفيديو المتوفرة.

أدوات تساعد على مشاركة المعلومات

بغض النظر عن اختيارك للعمل من المنزل أم لا، يجب أن يكون الجميع على اطلاع بمستجدات العمل، حيث تساعد هذه الأدوات على مشاركة المعلومات المهمة مع فريقك بغض النظر عن مكان وجودهم:
– Front: يحل “فرونت/ Front” مشكلة إرسال الرسائل الالكترونية عبر البريد الإلكتروني، حيث يربط بين تذاكر الدعم الفني والبريد الإلكتروني والرسائل والتطبيقات الداخلية، ويمثل “فرونت/ Front” مركز اتصال مركزي ودقيق لمندوبي خدمة العملاء الذين يستخدمونه.
يساعد الربط بين “فرونت/ Front” و”إير كول/ Aircall” الفريق على إجراء واستقبال المكالمات والوصول إلى المعلومات السياقية الهامة حولها في مكان واحد.
يساهم توفر معلومات العملاء بسهولة موظفيك على إجراء محادثات بناءة وتسريع الإنتاجية.
– Zapier: يتيح “زابير/ Zapier” أتمتة سير العمل من خلال الجمع بين عدد من الأدوات.
فقد لا يرغب أعضاء الفريق في التبديل بين التطبيقات المختلفة أثناء العمل بسبب انشغالهم، لذا يعمل “زابير/ Zapier” على مزامنة جميع معلومات العملاء والفريق بين البرامج المختلفة.
كما يسهل Zapier الربط بين أدواتك الأخرى ويُبقي فريقك بأكمله على اطلاع بآخر المستجدات مع توفير الوقت الثمين للجميع.

أدوات تساعد على إدارة المهام

قد يكون من الصعب التكليف بالمهام ومتابعتها إذا لم يكن فريقك في موقع واحد.ودون استخدام الأدوات المناسبة فإن فريقك سيتخبط ويفوِّت المواعيد النهائية المهمة، ويمكن تفادي ذلك من خلال:
– Monday: يوصف “مونداي/Monday” بأنه “نظام تشغيل” العمل، ويوصف بأنه منصة قوية لإدارة المشاريع تساعد الفريق بجميع أقسامه على تتبع وإدارة وتنفيذ المهام والأنشطة المختلفة.
يجمع “مونداي/Monday” بين واجهة مستخدم رائعة ودقيقة مع إمكانية الأتمتة التي تجعله سهل الاستخدام، يمكن ربط “مونداي/Monday” مع عدد من الأدوات المفضلة لديك وهي ميزة أساسية للفريق في عصرنا الحالي.
– Intercom: تطبيق مراسلة يساعد الشركات من البقاء على اتصال مع عملائها، وظيفة التطبيق الأساسية هي المساهمة في تحويل زائر الموقع إلى عميل يدفع مقابل الخدمة. يتميز”إنتركوم/ Intercom” بعدد من المزايا المفيدة للفريق الذي يعمل من المنزل.
يمكن لـ”إنتركوم/ Intercom” تتبع كل تفاعلات العملاء في لوحة تحكم موحدة، ويسمح البريد الوارد الجماعي بتعاون الفريق معاً أثناء معالجة ملفات العميل ويمكن للمديرين أيضاً تكليف بعض أعضاء الفريق بمهام المتابعة.
يمكن ربط “إنتركوم/ Intercom” مع عدد من الأدوات الأخرى، ويتيح لفريق العمل بأكمله مراقبة مشاركة العملاء بتنسيق تام أثناء العمل من المنزل.
– Taskat: تساهم إدارة مشاريع ومهام فريقك عبر الإنترنت في إحداث نقلة كبيرة في مسيرة شركتك نحو تحقيق أهدافها، ولأن “تسكات/ Taskat” نظام إدارة مهام متوفر باللغة العربية أو الإنجليزية فهو يُمكِّنك من إدارة فريقك بسهولة وكفاءة.
– Trello: تساعدك أداة “تريللو/ Trello” على إدارة مهامك بشكل احترافي ويليق بمستواك العملي، كما أنها تعمل على جدولة كافة الواجبات العملية المطلوب منك القيام بها.
تقوم “تريللو/ Trello” على تتبع عمل فريقك وتنظيم عملك، والحفاظ على ذاكرة إلكترونية جيدة وتنظيم متكامل للوقت والعمل، تعتبر أداة “تريللو/ Trello” من أشهر الأدوات في إدارة المشاريع والمهام العملية، وتتميز بسهولتها ومرونتها.

أدوات تساعد على تعزيز الإنتاجية والتقرير

تعزز هذه الأدوات إنتاجية فريقك وتتبع تقدم الجميع في مهامهم. يساعد وضوح مؤشر الأداء في تناغم عمل فريقك الذي يعمل عن بعد:
– Klaus: يثير عمل الموظفين من المنزل مخاوف كثير من المدراء بشأن الأداء، إلا أن استخدام أدوات ضمان الجودة مثل “كلاوس/ Klaus” يساهم في عدم خسارتك لأي صفقة، حيث يساعد المدراء في مراجعة وتقييم تواصل الفريق عبر القنوات المختلفة.
تستطيع الحصول على سجلات المكالمات ومراجعتها، وترك ملاحظات بناءة للموظفين، وتسجيل أداء الموظفين بسهولة من واجهة واحدة عند استخدام “إيركول/ aircall و”كلاوس/ klaus” معاً.
– Avoma: يقوم المساعد الذكي “أفوما/ Avoma” بمساعدة فريق المبيعات وخدمة العملاء على نسخ وتحليل مكالمات العملاء للحصول على نقاط موجزة ورؤى قابلة للتنفيذ من كل محادثة.
يستخدم المساعد الذكي “أفوما/ Avoma” الذكاء الاصطناعي لتوفير نصوص قابلة للبحث، وملاحظات موجزة، ومزامنة تلقائية مع إدارة علاقات العملاء CRM.
تساعد ميزة المحادثة الذكية في تحديد هوية المتحدث والموضوع واتجاهات الكلمات المفتاحية ونقاط الحوار ليبرز المعلومات المهمة للمديرين.
ويدعم “أفوما/ Avoma” أيضاً التعاون بين الأقسام المختلفة من خلال التسجيلات القابلة للبحث والملاحظات المركزية ومشاركة المقاطع وقائمة التشغيل.
كما يساعد الربط بين “أفوما/ Avoma” و”ٌإيركول/ Aircall” في تحليل المحادثات التي تجريها الفرق المختلفة دون القيام بعمل يدوي، ثم استخدام هذه المخرجات لإغلاق مزيد من الصفقات وإسعاد العملاء.