متابعة- بتول ضوا
حالات الطوارئ هي الحالات المفاجئة التي تحدث دون التخطيط المسبق لها، ولا يمكن التنبؤ بها أو بالخطر التي يمكن أن تلحق بنا من خلفها.
ومع كل ذلك فإنه من المهم إنشاء مجموعات طوارئ تضم أهم ما يمكن أن يحتاجه المرء في حال حصول أمر ما لم يكن بالحسبان.
ومع ذلك غالباً ما ينسى الناس الأعمال الورقية. لذلك يعد تجهيز أهم مستنداتك للطوارئ خطوة حاسمة.
لذا سنلقي نظرة على بعض الطرق، التي يمكنك من خلالها البدء في وضع خطة لتلك المستندات المهمة للغاية.
– اختر مكاناً مركزياً لتخزين كل شيء
قبل أن تقلق بشأن الأوراق التي تحتاجها وكيفية تنظيمها، اختر موقعاً مركزياً لتخزينها، فمثلاً يمكنكِ اختيار غرفة نومك الرئيسية، أو مكتب منزلي، أو خزانة.
– قم بشراء المستلزمات الضرورية
شراء خزانة ملفات واحدة، أو اختيار ملف أو اثنين. بعد ذلك، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى ملصقات، أم أنك ستكتب أسماء الفئات بنفسك. ماذا عن المجلدات؟ هل لديك ما يكفي أم تحتاج المزيد؟
– صنّف مستنداتك
الخطوة التالية، وهي تصنيف المستندات الخاصة. فما عليك سوى محاولة الاحتفاظ بجميع المستندات المتشابهة معاً .
– أزل غير الضروري قبل التنظيم
بعد ذلك ينبغي التخلص من غير الضروري منها. لذا، عندما ترى مستنداً لم يعد ذا صلة، فقد حان الوقت لإعادة تدويره أو تمزيقه.
– حافظ على النسخ الأصلية آمنة
هناك وثائق معينة نحتاج جميعًا للاحتفاظ بها طيلة حياتنا، ووفقاً لمعظم المتطلبات الحكومية، تحتاج إلى التأكد من حصولك على النسخ الأصلية لأشياء معينة.
– الرقمنة لمزيد من الأمان
طريقة رائعة أخرى لحماية نسخ الأوراق التي قد لا تحتاج إلى الرجوع إليها كثيراً ومن خلال تخزينها رقمياً. ستتمكن من التخلص من الورق أكثر مما كنت تعتقد.
– قم بتحديث المستندات عند الضرورة
تشمل العناصر التي ستحتاج على الأرجح إلى تحديثها سياسات التأمين والضمانات للأجهزة الجديدة التي تشتريها، والقروض والمستندات الضريبية والمزيد.
– دع عائلتك تعرف
من الجيد أنك تتخذ الخطوات اللازمة لضمان حماية مستنداتك المهمة أثناء حالة الطوارئ، لكن بمجرد فرز كل شيء وتنظيمه وتعيينه في موقع مركزي، تأكد من مشاركته مع عائلتك.
