كشفت تقارير الأداء لدائرة الشؤون القانونية لحكومية دبي ارتفاعاً ملحوظاً في إنتاجية الدائرة في تقديم الخدمات وإدارة وتنفيذ عملياتها الداخلية خلال فترة العمل عن بُعد، وهو ما يعكس مدى جاهزية الدائرة للتعامل مع الظروف الاستثنائية التي فرضتها الإجراءات الاحترازية للوقاية من انتشار فيروس “كوفيد-19” المعروف باسم كورونا المستجد، من خلال تطبيق سياسات وخطط عمل تنفيذية، تضمن استمرارية الأعمال بالدائرة التي قدمت خدمتها لأكثر من 4800 مستفيد منذ انتشار الجائحة.
بنية تحتية
وفي السياق ذاته، أكد الدكتور لؤي محمد بالهول، المدير العام للدائرة، على إن البنية التحتية التكنولوجية المتطورة التي تمتلكها الدائرة قد أسهمت بشكل كبير في ضمان استمرارية تقديم خدماتها بجودة وكفاءة وفاعلية، وسهولة الإجراءات ومرونتها التي تلبي تطلعات متعامليها، بما يتفق مع معايير حكومة دبي، وأهدافها الإستراتيجية في تطوير الممارسات الرقمية بالعمل الحكومي، مشيراً إلى أن الدائرة عملت على أتمتة كل إجراءات الخدمات بجميع مراحلها التي تتمثل في تلقي الطلبات والشكاوى، ودراستها، والنظر والبتِّ فيها، كما اعتمدت على تقنية التواصل المرئي في عقد اجتماعات مساعي التسوية الودية، وانعقاد جلسات لجنة السلوك المهني للمحامين والمستشارين القانونيين، وحضور جلسات التقاضي عن بُعد في الدعاوى الحكومية أمام محاكم دبي، ومركز فض المنازعات الإيجازية، وعقد جلسات حلف اليمين المرئية عن بُعد، لـ43 مستشاراً قانونيّاً؛ وذلك للحفاظ على سلامة وصحة موظفي الدائرة ومتعامليها على حد سواء، مع ضمان التواصل بفاعلية واستمرارية.
خدمات حكومية
وأستطرد، أنه على صعيد الخدمات الحكومية تعاملت الدائرة منذ بداية الأزمة عبر قنواتها الذكية المتعددة مع 551 طلباً، شملت تلقي الشكاوى ضد الجهات الحكومية بنسبة بلغت 27% من هذه الخدمات، حيث تقوم الدائرة، وفقاً لاختصاصها، ببذل مساعي التسوية الودية بين طرفي النزاع، وقد شملت الخدمات إعداد ومراجعة العقود والاتفاقات الحكومية بنسبة 24%، في حين بلغت نسبة الخدمات المتعلقة بتنفيذ الأحكام الصادرة 22%، والتمثيل القضائي للحكومة والجهات الحكومية 16%، وشكلت نسبة خدمات الاستشارات القانونية والدعم القانوني الحكومي 11% من حجم الأعمال المتعلقة بالخدمات الحكومية الواردة إلى الدائرة منذ بداية الأزمة.
وأشار، إلى أنه على مستوى الخدمات التي تقدمها الدائرة لمتعامليها من المحامين والمستشارين القانونيين المقيدين لديها، وكذلك أفراد الجمهور، تم التعامل مع 1983 طلباً وارداً إلى الدائرة منذ بداية الأزمة، وقد توزعت خدمات المحامين والمستشارين القانونيين بين قيد، وتجديد قيد مزاولي مهنتي المحاماة والاستشارات القانونية، وتراخيص مكاتبهم، بنسبة بلغت نحو 45%، وتتوافر هذه الخدمات من خلال نظام تراخيص المهن القانونية (LPS) عبر موقع الدائرة الإلكتروني، أو تطبيقها على الهواتف الذكية، بينما تعاملت الدائرة عن بُعد مع شكاوى السلوك المهني المقدمة ضد المحامين والمستشارين القانونيين المقيدين لدى الدائرة التي بلغت نسبتها 2% من حجم الأعمال المرتبطة بهذا القطاع.
برنامج تدريبي
وتابع، قائلاً: “ضمن إجراءاتها في تقديم الخدمات، أوضح أن الدائرة طبقت بالتزامن مع أزمة كورونا برنامجها للتدريب الذكي الذي تقدمه عن بُعد للمستشارين القانونيين المقيدين لديها، حيث تم تنفيذ 4344 ساعة تدريبية عن بُعد، استفاد منها 2250 مستشاراً قانونيّاً من العاملين بالإمارة، وهو ما يشكل نسبة (53%) من حجم الأعمال المقدمة إلى المستشارين القانونيين المقيدين لدى الدائرة خلال الأزمة، ويعتمد البرنامج على ست عشرة ساعة تدريبية يلتزم فيها المستشار القانوني بالحصول عليها سنويّاً لضمان تجديد قيده لدى الدائرة، ويتم هذا التدريب الذكي وفق أحدث أنظمة أساليب التعليم التفاعلي التي تضمن تحقيق أهدافه”.
استقبال ذكي
وألفت إلى أنه في إطار تعزيز التحول الرقمي الذي تنتهجه الدائرة في كل قطاعات العمل بها، وحرصها على إسعاد متعامليها بإتاحة الخيارات التي تمكنهم من التواصل الفعّال والمرن معها؛ تم استحداث مركز الاستقبال الذكي الذي يتيح للمتعاملين الاتصال المرئي عن بُعد مع موظف الاستقبال، على مدار ساعات العمل الرسمية، ويمكن من خلال هذه الخدمة الذكية تلقي الاستفسارات التي تتعلق بأيٍّ من خدمات الدائرة، وفقاً لما يتوافر لدى الموظف من معلومات، أو أن يتم تحويل المكالمة مباشرة إلى أحد المعنيين من مستشاري الدائرة وموظفيها؛ تحقيقاً لأعلى مستوى من الدقة في الإجابة على أي تساؤلات، أو استفسارات.
وأضاف، أنه منذ البدايات الأولى لأزمة كورونا، ومن خلال فريق إدارة الأزمات واستمرارية الأعمال الذي بادرت الدائرة إلى تشكيله، تم وضع خطة عمل متكاملة لتطبيق متطلبات التعامل مع المرحلة، يمثّل توفير الاحتياجات التدريبية في كيفية تقديم الخدمات من خارج مقر الدائرة، ركناً أساسيّاً في خطتها الاستعدادية، والاستجابة لأية طوارئ بكفاءة وفاعلية عاليتين، ومع توجيهات المجلس التنفيذي لحكومة دبي بالعمل عن بُعد، تم تدريب موظفي الدائرة على مهارات استخدام برنامج(Microsoft Teams) الذي يشكل واحداً من القنوات الذكية التي توظفها الدائرة في تقديم خدماتها لمتعامليها عن بُعد، عبر تقنية الاتصال المرئي، وتنفيذ الاجتماعات الداخلية والخارجية بين موظفيها ومتعامليها.
كما أسهم نظام “توقيت” الذي تم تفعيله بالدائرة منذ ما يقرب من عامين، في تطبيق سياسة العمل عن بُعد، من خلال ما يتيحه هذا النظام التقني من إمكانية قياس إنتاجية موظفيها، وما يكلفون به من مهام تطبيقاً لنظم الإدارة الحديثة التي تضمن كفاءة الأداء المؤسسي ودقته، بحسب صحيفة البيان.
